Wenn ein Umzug eines Ladens ansteht, gibt es einiges zu organisieren und zu bedenken. Am besten sollte im Voraus eine Checkliste angelegt werden, damit auch wirklich an alles gedacht wird. Ladenumzüge sind weitaus komplexer als private Umzüge und wollen deshalb gut und mit Bedacht geplant werden. Wer einen Umzugsprofi an der Seite hat, erspart sich dabei Probleme und mitunter auch Zeit.
Kleine Checkliste für den Ladenumzug
Nachfolgend ein paar Aspekte und Punkte, die man bedenken und organisieren sollte, wenn ein Ladenumzug ansteht.
-
Muss der Mietvertrag gekündigt werden und wenn ja, wann?
-
Liste anfertigen mit denjenigen, die vom Umzug informiert werden müssen
-
Werden Umzugshelfer benötigt?
-
Wird vorher noch ein Sonderverkauf stattfinden?
-
Schließt der Laden möglicherweise für ein paar Tage?
-
Umzugsgut ausmessen und dokumentieren
-
Wird eine Umzugsfirma benötigt? / Angebote einhole
-
Muss der bisherige Laden renoviert werden?
-
Muss eine Halteverbotszone angemeldet werden?
-
Wie und wann werden Kunden und Geschäftspartner informiert?
-
Was passiert mit dem anfallenden Sperrmüll?
-
Werden alle Mitarbeiter erhalten bleiben oder muss mit Kündigungen gerechnet werden?
-
Wann sollen die Mitarbeiter informiert werden?
-
Umzugsdatum mit Bedacht auswählen – am besten einen Termin mit wenig Kundenverkehr
-
Müssen Angebote für Renovierungen eingeholt werden, werden Handwerker benötigt?
-
Wer reinigt die neuen, wird die alten Räumlichkeiten?
Was sollte 1 bis 3 Monate im Vorfeld passieren?
Wichtig ist es in jedem Fall, rechtzeitig, also am besten mehrere Wochen vorher, die Kundschaft darüber zu informieren, dass ein Umzug ansteht. Dabei dürfen natürlich auch schon die Vorteile des neuen Standorts kommuniziert werden, außerdem ist es immer von Vorteil, wenn zu diesem Zeitpunkt bereits Handzettel oder Flyer mit der neuen Adresse zur Verfügung stehen. Am besten sollten schon jetzt alte Verträge und Abos gekündigt werden. Möglicherweise wird auch eine neue Bank benötigt.
Was sollte wenige Wochen vor dem Umzug bedacht werden?
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die neue Adresse an Banken, Versicherungen und Geschäftspartner durchzugeben. Ein Nachsendeauftrag sollte bei der Post gestellt werden, möglicherweise muss auch eine Halteverbotszone beantragt werden.
Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, für den neuen Laden einen Plan zu erarbeiten, wo welcher Schrank, die Kasse, die Kleiderständer, Theken etc. aufgestellt werden sollen. Außerdem ist es wichtig, jetzt Umzugshelfer zu finden und die Gegenstände, die umgezogen werden müssen, nach und nach zu verpacken.
Jetzt sollte auch daran gedacht werden, dass nicht nur in Offline- sondern auch in Onlineverzeichnissen wie Google Maps, Yelp, Go Local etc. Ihre Adressänderung bekanntgeben werden muss. Schließlich soll der Laden ja auch am neuen Standort weiterhin von den Kunden gefunden werden.
Während des Umzugs
Am besten ist es, wenn ein Mitarbeiter in den neuen Räumlichkeiten permanent vor Ort ist. Ein anderer Mitarbeiter sorgt währenddessen am bisherigen Standort dafür, dass alles reibungslos läuft. Ist der Laden leergeräumt, müssen die Räume gereinigt werden. Ist auch wirklich alles abgeholt, bleibt nichts zurück?
Funktionieren am neuen Standort alle Anschlüsse wie Telefon und Internet? Falls ein Umzugsunternehmen involviert war: Sind alle Umzugsgüter heil am Zielort angekommen? Alle eventuellen Schäden müssen im Fall des Falles sofort der Umzugsfirma gemeldet werden.
Nicht zuletzt müssen jetzt die Zählerstände abgelesen und dokumentiert und dann der Schlüssel an den Vermieter zurückgegeben werden. Alle Belege, die anfallen, sollten Sie aufheben, auch die über Trinkgelder, da Sie diese Kosten beim Finanzamt geltend machen können.
Die Planung der neuen Ladeneinrichtung
Um die Ladeneinrichtung des neuen Ladens sinnvoll planen zu können, ist es wichtig, über einen maßstabsgetreuen Grundriss zu verfügen. Wo genau soll die Kasse stehen, welche Ware soll wo präsentiert werden, wo ist das Lager vorgesehen, wo werden beispielsweise Regale oder eine Lamellenwand verbaut?
Soll alles an Mobiliar aus dem bisherigen Laden mit umgezogen werden oder kann manches davon verkauft / entsorgt werden? Was wird neu benötigt?
Neue Flyer und Visitenkarten in Auftrag geben
Etwa 2-4 Wochen vor dem Umzug sollten neues Briefpapier, Visitenkarten, Ladenflyer oder andere Werbeprospekte bei einer Druckerei in Auftrag gegeben werden. Und natürlich dürfen die Änderung der Homepage bzw. des Impressums nicht vergessen.
E-Mail oder Newsletter mit neuer Adresse für die Kunden
Falls ein Kundenstamm samt Email Adresse vorhanden ist, sollte 1-2 Wochen vor dem Umzug ein Mail herausgeschickt werden, in der der Umzug bekannt gegeben wird.
Vielleicht kann in dem Zuge ja gleich auch eine Werbemaßnahme geplant werden, zum Beispiel ein Sonderrabatt oder eine ganz besondere Marketing Aktion in den ersten Öffnungstagen der neuen Location.
Umzugsfirma – Angebote einholen!
Sicherlich kann gerade bei einem Firmenumzug bzw. einem Ladenumzug ein professioneller Umzugsservice eine echte Erleichterung darstellen. Wichtig ist aber dennoch, nicht beim erstbesten Angebote zuzuschlagen, sondern mehrerer Anbieter miteinander zu verglichen: Wer bietet welchen Service zu welchem Preis? Was ist bei wem konkret inkludiert und was nicht?
Gerade bei einem Firmenumzug sind Umzugsfirmen professionelle Helfer und wissen genau, worauf es zu achten gilt, denn ansonsten kann schnell mal der eine oder andere Aspekt vergessen werden.
Umzugsfirmen helfen nicht nur beim Umzug, sondern auch bei der Planung und beim Ein- und Auspacken. So bleibt Ihnen Zeit für andere Dinge, die vermutlich dringend gebraucht wird. Auch das Handling empfindlicher Gegenstände und Geräte, der Transport von großen Objekten oder vielen Akten kann ohne Spedition bzw. Umzugsfirma eine echte Herausforderung werden. Wichtig ist hier zum einen ein LKW in der richtigen Größe, zum anderen aber auch eine Firma mit Erfahrung und Knowhow.
Die Umzugskosten sind völlig unterschiedlich und schwanken abhängig davon, wieviel Material umgezogen werden muss und welche anderen Dienstleistungen noch dazu gebucht werden. So kann zum Beispiel ein Rundum Sorglos Paket gebucht werden, bei der sich die Spedition um ausnahmslos alles kümmert, oder aber der Kunde nimmt nur einzelne Dienstleistungen in Anspruch und kümmert sich zum Beispiel um die Besorgung der Umzugskartons selber.
Vor allem aber wirkt sich das Volumen der Objekte, die umgezogen werden sollen, auf den Preis aus. Umzugsfirmen bieten aber fast ausnahmslos einen Service an, bei dem zuerst einmal unverbindlich ein Kostenvoranschlag eingeholt werden kann, wenn ein paar Daten vorliegen.
Eine Checkliste machen
Zweifellos ist es immer sinnvoll, sich eine Checkliste anzufertigen, damit auf keinen Fall etwas Wichtiges vergessen wird. Dabei sollte aber immer auch die Möglichkeit bestehen, flexibel zu reagieren und bei Bedarf auch mal von der Liste abzuweichen. Sollte zwischendrin wider Erwarten Luft vorhanden sein, kann diese genutzt werden, um Kisten zu packen, auch wenn dies gemäß Checkliste eigentlich erst später an die Reihe kommen wurde.
Eine Checkliste sollte also immer nur ein Leitfaden sein, niemals aber ein starrer Ablauf, von dem man keinesfalls abweichen darf.
Ist ein Punkt erledigt, dann nicht vergessen: Haken setzen! Aber nur, wenn der Punkt wirklich gänzlich erledigt ist und nicht, wenn möglicherweise noch mal nachgehakt werden muss oder ähnliches.
Welche Ämter müssen über den Umzug informiert werden?
Auch das ist wichtig: Das Gewerbeamt, das Finanzamt, die IHK, diverse Versicherungen und Steuerberater, aber auch eventuell Kammern, Verbände, Genossenschaften und vor allem die Lieferanten müssen über den Umzug und die neue Anschrift informiert werden.
Weiterhin der Telefonanbieter und der Stromversorger, die GEZ, der Energieversorger, die Reinigungsfirma etc.
