Eine gute Kassensoftware ist für Einzelhändler wichtig. Sie soll die Kasse möglichst schnell und intuitiv bedienbar machen. Im besten Fall ist die Software auch für mobile Kassensysteme nutzbar und liefert wichtige Daten für die Analyse. Worauf Sie beim Kauf achten müssen und ob kostenlose Software eine Lösung ist, erfahren Sie hier.
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EHI Retail Studie: Einzelhändler wechseln die Kassensysteme
Das Angebot an Kassensoftware für den Einzelhandel ist groß. Viele Anbieter von Kassensystemen haben Komplettpakete im Programm, die eine Softwarelösung bereits beinhalten. Doch entsprechende Software kann auch separat gekauft werden. Somit lässt sich beispielsweise eine veraltete Software ersetzen. Das planen, zumindest in Deutschland, immerhin 66 Prozent der Unternehmen, die für die EHI-Studie „Kassensysteme 2018“ befragt wurden. 46 Prozent wollen dabei auf neue Systeme setzen.
Worauf es bei einer neuen Kassensoftware ankommt
Ein großes Thema ist Mobilität. Mehr als zwei Drittel der Befragten gab an, künftig mit mobilen Bezahlsystemen arbeiten zu wollen. Tablet-Kassen glänzen beispielsweise in der Textilbranche, in Sportgeschäften oder in Schuhgeschäften mit ihrer hohen Flexibilität. Die Omnichannel-Fähigkeit und die generelle Flexibilität des Systems sind dann auch für eine Mehrheit der befragten Einzelhändler wichtige Kriterien bei der Auswahl der Kassensoftware.
Aber betrachten wir zunächst die Basics:
Eine gute Kassensoftware muss eine Schnittstelle für das bargeldlose Bezahlen bereitstellen und den Anschluss eines Barcodescanners ermöglichen, damit größere Warenmengen zügig erfasst werden. Das ist vor allem für Geschäfte wichtig, in denen größere Mengen verkauft werden. Beispielsweise in „1-Euro-Shops“ mit großem Sortiment.
Für kleinere Geschäfte ist dagegen wichtiger, dass der komplette Warenbestand mit der Kassensoftware erfasst und im Fall eines Verkaufs automatisch aktualisiert wird. Das macht die Inventur zu einem Kinderspiel.
Eine weitere wichtige Grundvoraussetzung: Die Kassensoftware muss das „rechtskonforme Kassieren“ ermöglichen. Seit Jänner 2016 gilt in Österreich die Kassenpflicht.
Diese sieht die Verwendung einer elektronischen Registrierkasse vor, die seit 2017 auch einen Manipulationsschutz haben muss.
Selbstverständlich gelten auch PC-Kassen als Registrierkassen. Dazu gehören auch Tablet-Kassen – sofern die Software die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt.
Achten Sie außerdem darauf, dass die Software auch offline weiter bedient werden kann, sollte die Verbindung zum Server abrechen. Zudem sollte es eine gute Zugriffskontrolle geben.
Warum lohnt sich eine aktuelle Kassensoftware?
Das durchschnittliche Alter der Kassensoftware im Einzelhandel liegt, laut der Umfrage aus Deutschland, bei 6,1 Jahren. In Österreich dürften die Zahlen ähnlich sein. Das bedeutet aber auch, dass es noch viele Einzelhändler gibt, die wesentlich ältere Software nutzen. Das ist nicht ideal. Ältere Software ist zumeist nicht auf mobilen Geräten nutzbar. Das bedeutet, dass eine Konfiguration oder ein Update nur über einen angeschlossenen PC durchgeführt werden können.
-> Moderne Kassensysteme lassen sich per Fingerdruck bedienen.
Moderne Systeme bieten mehr Flexibilität. Sie können meistens auch auf dem Tablet laufen. Geschäfte können dann auf Wunsch gleich ganz mit dem Tablet arbeiten, was einen flexiblen Verkauf direkt am Kunden ermöglicht. Zumindest kann aber die Software in der entsprechenden App einfach aktualisiert werden.
Tablet basierte Kassensysteme, bzw. die entsprechende Software, bieten heute schon dieselben Funktionen, wie konventionelle Systeme, beispielsweise:
- Kassenschublade
- Bargeldscanner
- Bondrucker
- Schnittstellen zu Geräten für die bargeldlose Zahlung
Weitere Vorteile aktueller Kassensoftware
Moderne Kassensoftware kann flexibel mitwachsen. Eine weitere Kasse einzurichten oder eine zusätzliche Filiale auszurüsten ist völlig unproblematisch. Kassensoftware ist heute außerdem manchmal konkret auf die Anforderungen bestimmter Branchen, beispielsweise Juweliere oder Mode-Geschäfte, abgestimmt und kann außerdem an Warenwirtschaftssysteme und die Buchhaltung angeschlossen werden.
Zu den Möglichkeiten aktueller Systeme gehören:
- Verwaltung von Kundendaten: Schneller Zugriff auf Kundenkarten, Bonuspunkte und bisherige Käufe des Kunden. So können Sie die Beratung verbessern. Geschenkgutscheine oder individuelle Rabatte sind leicht einstellbar.
- Zahlen, Daten, Fakten: Sie haben stets den Bestand im Blick, falls gewünscht auch in mehreren Filialen.
- Statistiken: Die Software bietet verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zu den Verkäufen. So können Sie schnell reagieren.
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Was kostet eine Kassensoftware?
Eine gute Software gibt es schon ab rund 40 Euro im Monat pro Kasse, wobei eine permanente Betreuung und regelmäßige Updates enthalten sind. Oder Sie kaufen eine Jahreslizenz, die es schon für unter 200 Euro gibt. Wie hoch die Kosten sind, hängt letztlich immer davon ab, wie viele Endgeräte Sie damit ausstatten möchten und wie hoch der Funktionsumfang sein soll.
Oftmals finden Sie online auch kostenlose Angebote. Beachten Sie aber stets das Kleingedruckte! Teilweise gilt das Angebot nur für eine Testphase und bei längerer Nutzung fallen Kosten an. Zudem bietet kostenlose Basic-Software in der Regel weit weniger Funktionsumfang als kostenpflichtige Alternativen. Beispielsweise kann bei einer kostenlosen Kassensoftware die Zahl der Belege oder Artikel pro Tag begrenzt sein. Zugang zu Verkaufsanalysen oder Warenwirtschaftssystemen erhalten Sie damit meist gar nicht oder nur eingeschränkt.
Es lohnt sich, etwas Geld in eine gute Kassensoftware zu investieren. Sie können damit Ihre Betriebsabläufe verbessern, neue Mitarbeiter oder Aushilfen schnell einlernen und durch die statistischen Auswertungen auf negative Entwicklungen schnell reagieren.
Fazit: Eine Kassensoftware sollte modernsten Ansprüchen genügen
Die technischen Entwicklungen laufen in vielen Bereichen des Lebens immer schneller und schneller. Kassensoftware ist da keine Ausnahme. Eine solche Software sollte daher möglichst flexibel sein und immer wieder durch Updates auf den neuesten Stand gebracht werden können.
Sie sollte unbedingt auch auf Tablet-Kassen genutzt werden können. Zusätzliche Features, wie etwa statistische Auswertungen und eine Kundendatenverwaltung, können ganz aktiv den Umsatz steigern. Dennoch sollte die Software auch die Basics bieten – dazu gehören eine rechtskonforme Abwicklung und eine hohe Sicherheit.