Erste Inventur im Einzelhandel richtig vorbereiten und durchführen

Die erste Inventur steht an: Welche Waren müssen Sie zählen, welche Unterlagen brauchen Sie und wie wird daraus ein verlässlicher Bestand? Dieser Ratgeber führt Sie durch Vorbereitung, Aufnahme und Bewertung – mit Beispielen, einer Entscheidungshilfe für Software und einer Checkliste.

Planen Sie Bewertung und Dokumentation von Anfang an mit ein. Erst dadurch werden aus gezählten Mengen nachvollziehbare Bestandswerte.

1. Was eine Inventur umfasst

Bei einer Inventur erfassen Sie Vermögen und Schulden Ihres Unternehmens. Sie stellen fest, was zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden ist und welchen Wert es hat. Die Inventur ist die Bestandsaufnahme; das Inventar ist das daraus entstehende Verzeichnis.

Bei der Inventur im Einzelhandel steht häufig die Ware im Mittelpunkt: Sie zählen, messen oder wiegen die Bestände auf der Verkaufsfläche und im Lager. Zum vollständigen Inventar gehören außerdem weitere Vermögensgegenstände und Schulden, etwa Geschäftsausstattung, Bankguthaben, Forderungen und offene Lieferantenrechnungen.

Dieser Ratgeber konzentriert sich auf die Wareninventur. Welche zusätzlichen Aufstellungen benötigt werden, stimmen Sie mit Ihrer Buchführung oder Steuerberatung ab.

2. Wer eine Inventur durchführen muss und wann

Ob Sie eine Inventur durchführen müssen, hängt unter anderem davon ab, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln:

• Bilanzierende Unternehmen: Wer bilanziert, muss grundsätzlich ein Inventar erstellen. Dazu gehören beispielsweise GmbH und UG.
• Inventurpflichtige Kaufleute: Die Bestände werden zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres aufgenommen. Der Bilanzstichtag ist häufig der 31. Dezember, kann aber auch auf ein anderes Datum fallen.
• Zulässige Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Für diese Gewinnermittlung ist grundsätzlich keine Inventur erforderlich. Eine freiwillige Bestandsaufnahme kann trotzdem Fehlbestände, Überbestände und Buchungsfehler sichtbar machen.

Für Einzelkaufleute ermöglicht § 241a HGB unter bestimmten Voraussetzungen eine Befreiung von Buchführung und Inventarerstellung: An zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen dürfen jeweils 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss nicht überschritten werden. Bei Neugründung genügt der erste Abschlussstichtag. Ob unabhängig davon steuerliche Buchführungspflichten bestehen, ist gesondert zu prüfen.

Sie müssen nicht in jedem Fall genau am Bilanzstichtag zählen. Welcher Termin möglich ist, hängt vom Inventurverfahren und dessen Voraussetzungen ab. Legen Sie das Verfahren vor der Aufnahme mit Ihrer Buchführung oder Steuerberatung fest.

3. Inventurverfahren im Vergleich

Bei der körperlichen Inventur werden Bestände gezählt, gemessen oder gewogen. Bei der Buchinventur ergeben sich Bestände wie Bankguthaben und Verbindlichkeiten aus Unterlagen. Für die Warenaufnahme unterscheiden sich die Verfahren vor allem nach Termin und Umfang.

Welches Verfahren zu Ihrem Geschäft passt

Bei überschaubarem Sortiment ist eine zeitnahe Stichtagsinventur häufig gut zu organisieren. Eine permanente Inventur kann passen, wenn Sie Zu- und Abgänge laufend nachweisen und die körperlichen Prüfungen dokumentieren. Eine Software allein erfüllt diese Voraussetzungen noch nicht.

Verlegte und permanente Inventur sind steuerlich unter anderem bei besonders wertvollen Wirtschaftsgütern und Beständen mit erheblichen unkontrollierbaren Abgängen eingeschränkt. Bei solchen Abgängen besteht eine Ausnahme, wenn sie anhand von Erfahrungssätzen annähernd zutreffend berücksichtigt werden können. Prüfen Sie die Eignung deshalb anhand Ihrer Waren und Bestandsführung.

4. Die Wareninventur Schritt für Schritt

Ein fester Ablauf verhindert, dass Waren übersehen, doppelt gezählt oder dem falschen Zeitpunkt zugeordnet werden.

Vorbereitung und Zählbereiche

• Bereiche festlegen: Verkaufsfläche, Lager, Schaufenster, Nebenräume und eigene Außenbestände einbeziehen. Fremdware getrennt kennzeichnen. Hinweise zu den Zählbereichen gut sichtbar anbringen.
• Ware ordnen: Artikel, Größen und Farben eindeutig unterscheiden. Eine einheitliche Warenkennzeichnung unterstützt die Zuordnung.
• Aufgaben verteilen: Bestimmen, wer zählt, kontrolliert, Rückfragen beantwortet und Ergebnisse freigibt. Wer allein arbeitet, plant einen zusätzlichen Kontrollgang für auffällige Positionen ein.
• Zeit und Hilfsmittel planen: Den Aufwand durch eine Probezählung einschätzen. Neben dem Zählen auch Nachzählungen, Dateneingabe und Auswertung berücksichtigen. Pausen einplanen und Listen oder Geräte bereitlegen.

Verkäufe und Lieferungen während der Aufnahme

Am einfachsten lässt sich zählen, wenn im jeweiligen Bereich keine Warenbewegungen stattfinden. Eine Ladenschließung ist damit nicht automatisch vorgeschrieben. Bleibt Ihr Geschäft geöffnet, brauchen Sie einen abgestimmten Ablauf für Verkäufe, Lieferungen und Umlagerungen.

Halten Sie den Aufnahmezeitpunkt je Bereich fest und dokumentieren spätere Bewegungen mit Artikel, Menge, Uhrzeit und Beleg. Legen Sie fest, wer sie in die Auswertung übernimmt. Gezählte und noch nicht gezählte Bestände dürfen nicht unbemerkt vermischt werden.

Zählen und Ergebnisse festhalten

Gehen Sie Bereich für Bereich in einer festen Richtung vor und erfassen Sie die tatsächlich vorhandene Menge. Eine Liste ohne vorgegebene Sollmengen hilft, sich nicht am erwarteten Bestand zu orientieren. Markieren Sie fertige Bereiche.

Für jede Position halten Sie fest:

• Artikelnummer, Bezeichnung und Variante.
• Lagerplatz, Einheit und gezählte Menge.
• Zähldatum, gegebenenfalls Uhrzeit und aufnehmende Person.

Achten Sie auf die richtige Einheit: Ein Karton mit zwölf Flaschen ist entweder ein Karton oder zwölf Stück. Entscheidend ist, welche Einheit Sie für den Artikel festgelegt haben.

Fehlt eine lesbare Artikelkennzeichnung, ergänzen Sie die Artikelnummer oder Bezeichnung eindeutig. Eine handschriftliche Kennzeichnung ersetzt keinen maschinenlesbaren Barcode.

Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben. Papierlisten sollten lesbar ausgefüllt und mit Datum sowie Unterschrift abgeschlossen werden. Bei digitaler Erfassung muss erkennbar sein, wer Daten erfasst oder geändert hat.

Beispiel einer Zählliste

Das vereinfachte Beispiel zeigt den Bereich V1 am 28. Dezember, aufgenommen von Zählteam A. Ergänzen Sie für Ihre tatsächliche Aufnahme das Jahr, den genauen Zeitpunkt sowie Namen und Bestätigung der aufnehmenden Personen.

Liegt derselbe Artikel auch im Lager, erhält dieser Lagerplatz eine eigene Zeile. Führen Sie die Teilmengen erst anschließend zusammen. Fremde Kommissionsware erfassen Sie getrennt; eigene Waren bei Dritten berücksichtigen Sie ebenfalls. Für die Zuordnung zählt das wirtschaftliche Eigentum.

Bestandsveränderungen bis zum Bilanzstichtag berücksichtigen

Zählen Sie vor dem Bilanzstichtag, berücksichtigen Sie die späteren Zu- und Abgänge bis zu diesem Tag. Bei einer späteren Zählung rechnen Sie die Bewegungen entsprechend zurück.

Beispiel: Am 28. Dezember zählen Sie 40 Stück. Bis zum Geschäftsschluss am 31. Dezember werden zehn Stück geliefert und acht verkauft. Weitere Veränderungen gibt es in diesem vereinfachten Beispiel nicht.

Die Lieferung muss zeitlich und wirtschaftlich zum Bestand gehören. Berücksichtigen Sie auch Retouren, Bruch und andere dokumentierte Veränderungen. Das Beispiel erklärt die zeitnahe Stichtagsinventur; für die zeitlich verlegte Inventur gelten besondere Regeln zur wertmäßigen Fortschreibung oder Rückrechnung.

Differenzen prüfen und Korrekturen freigeben

Der Sollbestand ist die Menge laut Ihren Aufzeichnungen. Der Istbestand ergibt sich aus Ihrer Zählung. Beide müssen sich auf denselben Zeitpunkt beziehen. Eine Abweichung ist nicht automatisch ein Diebstahl.

• Auffällige Positionen nachzählen und Varianten sowie Packungsgrößen prüfen.
• Lieferungen, Verkäufe, Retouren und fehlende oder doppelte Buchungen kontrollieren.
• Artikel, Abweichung, Prüfergebnis und freigegebene Korrektur dokumentieren. Eine ungeklärte Ursache ausdrücklich festhalten.
• Wiederkehrende Fehler durch konkrete Änderungen angehen, etwa eine eindeutigere Kennzeichnung der Einheiten.

Ändern Sie den Buchbestand erst nach der Prüfung. Ergeben sich dabei Hinweise auf Diebstahl, hilft ergänzend der Ratgeber zu Sicherheitsmaßnahmen gegen Ladendiebstahl.

5. Waren bei der Inventur bewerten

Nach der Mengenaufnahme brauchen Sie einen nachvollziehbaren Wertansatz. Bei gekaufter Ware sind die Anschaffungskosten der Ausgangspunkt: Anschaffungspreis zuzüglich einzeln zuordenbarer Nebenkosten, abzüglich zuordenbarer Preisnachlässe. Abziehbare Vorsteuer gehört nicht dazu.

Der ausgezeichnete Verkaufspreis ist nicht automatisch der Inventurwert. Er enthält Ihre Kalkulation und gegebenenfalls Umsatzsteuer. Mehrere Einkaufspreise und Bewertungsvereinfachungen stimmen Sie mit Ihrer Buchführung ab.

Rechenbeispiel für den Warenwert

Für die beiden Positionen aus der Zählliste nehmen wir bereits ermittelte Anschaffungskosten je Stück an. Abziehbare Vorsteuer, weitere Warenbewegungen und Wertminderungen sind in diesem vereinfachten Beispiel nicht enthalten.

Bestandswert = vorhandene Menge × anzusetzender Wert je Einheit. Mengenliste, zeitliche Abgrenzung und Bewertung müssen dabei zusammenpassen.

Beschädigte und schwer verkäufliche Ware

Erfassen Sie beschädigte, verdorbene oder veraltete Artikel gesondert. Halten Sie Zustand, Menge und Gründe für eine mögliche Wertminderung fest – bei Bedarf mit Fotos. Auch unbeschädigte Ware kann an Wert verlieren.

Handelsrechtlich ist bei Umlaufvermögen gegebenenfalls ein niedrigerer Wert zum Abschlussstichtag anzusetzen. Ein pauschaler Abschlag für alte Ware genügt als Begründung nicht. Dokumentieren Sie den Wertansatz und klären Sie steuerliche Voraussetzungen mit Ihrer Steuerberatung.

6. Welche Software und Scanner bei Ihrer Inventur helfen

Prüfen Sie zuerst die Inventurfunktion Ihres vorhandenen Systems. Eine zusätzliche Software ist erst sinnvoll, wenn sie Ihren Zählablauf vereinfacht und die Ergebnisse zuverlässig in Ihre Bestandsführung gelangen.

Gespeicherte Artikeldaten erleichtern auch zukünftige Inventuren. Die Mengen werden trotzdem bei jeder Inventur neu aufgenommen. Vergleichen Sie nach der Zählung den Soll- und Ist-Bestand und prüfen Sie Unterschiede vor der Übernahme.

Welches Gerät brauchen Sie?

• Handscanner am Rechner: Passt, wenn Sie an einem festen Arbeitsplatz erfassen. Der Scanner liest den Code; Artikelaufruf und Mengeneingabe übernimmt die passend eingerichtete Software.
• Mobiles Datenerfassungsgerät: Kommt infrage, wenn Sie direkt an verschiedenen Lagerplätzen arbeiten. Ein MDE-Gerät verbindet in der Regel Scanner, Bildschirm und Eingabe. Es benötigt eine passende Anwendung.
• Smartphone mit Inventur-App: Kann zum Ausprobieren vorhandener Geräte geeignet sein, sofern die App Kamerascannen unterstützt. Testen Sie Ihre tatsächlichen Barcodes und die Mengeneingabe.

Ein Scan ersetzt nicht das Zählen. Prüfen Sie, ob jeder Scan eine Einheit addiert oder ob Sie eine Gesamtmenge eingeben müssen. Auch ein Kartonbarcode muss der richtigen Einheit zugeordnet sein.

Wann JTL oder Pickware infrage kommen

Die beiden Beispiele helfen vor allem, wenn Sie bereits in der jeweiligen Systemumgebung arbeiten:

• JTL-WMS Mobile für bestehende JTL-WMS-Lager: Sie können Inventuren für ausgewählte Lagerplätze anlegen und Artikel sowie Mengen mobil erfassen. Auch die Aufteilung nach Regalen oder Gängen und das Scannen mit der Smartphone-Kamera sind dokumentiert. Einrichtung und Benutzerrechte müssen passen.
• Pickware für eine vorhandene Shopware-6-/Pickware-Umgebung: Zählungen lassen sich in der Verwaltung oder mit der optionalen WMS App aufnehmen. Differenzprüfung, Nachzählung und CSV-Export sind beschrieben. Die App benötigt ein unterstütztes iOS-Gerät; der Funktionsumfang hängt von der Subscription ab.

Bei Pickware ist außerdem zu beachten: Eine abgeschlossene Inventur wird laut Dokumentation nicht automatisch auf einen zurückliegenden Bilanzstichtag umgerechnet. Die zeitliche Abgrenzung muss deshalb gesondert vorbereitet werden.

Ein Systemwechsel nur für die Inventur sollte gut abgewogen werden. Vergleichen Sie Lizenz oder Zusatzmodul, Einrichtung, Geräte, Datenübernahme und Schulung. Lassen Sie einmalige und laufende Kosten getrennt ausweisen.

7. Checkliste für Ihre Inventur

Mit dieser Reihenfolge behalten Sie Vorbereitung, Aufnahme und Abschluss im Blick:

1. 01
   Pflicht und Verfahren klären

   Bilanzierung oder zulässige EÜR prüfen, Termin festlegen und Einschränkungen für Ihr Sortiment berücksichtigen.

2. 02
   Bereiche und Team einteilen

   Verkaufsfläche, Lager und eigene Außenbestände zuordnen, Fremdware kennzeichnen. Zuständigkeiten, Pausen und Verpflegung für das Team planen.

3. 03
   Listen und Geräte vorbereiten

   Artikel und Einheiten prüfen, Probezählung durchführen und Dokumentation der Warenbewegungen regeln.

4. 04
   Systematisch aufnehmen

   Tatsächliche Mengen, Personen und Aufnahmezeitpunkt dokumentieren. Fertige Bereiche markieren.

5. 05
   Bestände zeitlich abgleichen

   Zu- und Abgänge berücksichtigen, Soll und Ist für denselben Zeitpunkt vergleichen und Differenzen prüfen.

6. 06
   Bewerten und freigeben

   Wertansätze belegen, Wertminderungen begründen und freigegebene Korrekturen dokumentieren.

7. 07
   Unterlagen vollständig ablegen

   Mengenlisten, Belege, Prüfergebnisse und Bewertung zusammenführen und die erforderliche Aufbewahrung sicherstellen.

Quellen und weiterführende Informationen

Die Zähl- und Bewertungsbeispiele verwenden fiktive Rechenannahmen.

• Inventar und Inventurverfahren: § 240 HGB, § 241 HGB.
• Buchführungspflichten und Befreiungen: § 241a HGB, § 141 AO.
• Bundesfinanzministerium – EStH 2025, R 5.3 und H 5.3 zur Bestandsaufnahme .
• Wirtschaftliche Zuordnung: § 246 HGB.
• Bewertung: § 253 HGB, § 255 HGB, § 6 EStG, § 9b EStG zum Vorsteuerabzug.
• Aufzeichnungen und Aufbewahrung: § 239 HGB, § 257 HGB, § 147 AO.
• JTL: Inventur mit JTL-WMS Mobile, Hardware und Einrichtung.
• Pickware: Inventur durchführen, ERP, WMS und POS, unterstützte Hardware für die WMS App.