Wie Einzelhändler mit einem Forderungsausfall umgehen sollten
Dann und wann kommt es vor, dass Ihre Kunden verzögert oder überhaupt nicht zahlen. Zahlungsverzögerungen oder komplette Forderungsausfälle lassen sich jedoch mit dem richtigen Forderungsmanagement auf ein Minimum reduzieren. Wir verraten Ihnen, wie Sie das Risiko eines Forderungsausfalls reduzieren und was Sie tun können, wenn es doch zum Forderungsausfall kommt.
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So reduzieren Sie das Risiko eines Forderungsausfalls
Durch ein systematisches Forderungsmanagement können Sie Verzögerungen oder Ausfälle gering halten. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
- Überprüfen Sie vor dem Verkauf die Bonität des Kunden
- Räumen Sie Zahlungsziele entsprechend der Bonität ein
- Stellen Sie Ihre Rechnung zügig
- Überwachen Sie regelmäßig Ihr Konto und etwaige Zahlungseingänge
- Planen Sie Ein- und Auszahlungen
Kommt es dennoch zu einem Ausfall, können Sie selbst dagegen vorgehen oder auf eine externe Hilfestellung beim Forderungseinzug zurückgreifen.
So erkennen Sie rechtzeitig, dass Forderungen ausfallen
Ihre „Wackelkandidaten“ erkennen Sie an folgenden Indizien:
1. Wechselspiel
Oft wechselnde Firmenstandorte oder neue Ansprechpartner signalisieren manchmal eine Krise. Selbst bei Stammkunden sollte die Bonität regelmäßig gecheckt werden.
2. Blitzaufträge
Verändert sich das Bestellverhalten Ihrer Kunden massiv, sollten Sie vorsichtig sein. Setzen Sie bei Blitzaufträgen und hohen Mengen kurze Zahlungsfristen und melden Sie ggf. Eigentumsvorbehalte an.
3. Verzögerungen
Viele Kunden reklamieren, um Einwände vorzuschieben und Zahlungspflichten zu verzögern. Achten Sie darauf, ob das häufiger vorkommt.
4. Zahlungsaufschub
Eigenmächtige Veränderungen oder Verlängerungen von Zahlungszielen durch Ihre Kunden sind akute Krisensignale. Drängen Sie auf die Einhaltung der Zahlungsfristen und bestehen Sie bei neuen Aufträgen auf Vorkasse.
So behalten Sie den Überblick
Während große Betriebe oft eine eigene Abteilung fürs Forderungsmanagement besitzen, weichen kleine und mittelständische Unternehmen auf Software aus, die sich mit dem eigenen Buchhaltungstool verbinden lässt.
Solch eine Software überwacht Zahlungseingänge und Fristen und erinnert Sie, wenn eine Zahlung sich verzögert. Mithilfe der Software können Sie dann Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versenden oder gar das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Fristen im Forderungsmanagement
Damit es im Falle eines Forderungsausfalles zu Ihren Gunsten ausgeht, sollten Sie einige Fristen und wichtige Kriterien kennen. Zunächst ist es wichtig, dass aus Ihrer Rechnung klar eine Zahlungsfrist hervorgeht. Statt „zahlbar binnen 14 Tagen“ eignet sich beispielsweise „zahlbar bis zum 01.01.19“ sehr gut.
Erfolgt die Zahlung bis dahin nicht, versenden viele Händler direkt am Folgetag eine freundliche Zahlungserinnerung, in der die zuvor vereinbarte Frist um eine Woche angehoben wird. Zahlt der Kunde dann noch immer nicht, wird das Mahnverfahren eingeleitet.
Die erste und zweite Mahnung erfolgen im Abstand von jeweils zwei Wochen. Dann kommt der letzte Mahnbrief mit der Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder der Übergabe an ein Inkassounternehmen. Erfolgt dann noch immer kein Zahlungseingang, geben Sie die Rechnung wie angekündigt weiter.
Das externe Forderungsmanagement
Externes Forderungsmanagement erfolgt, wenn auch die dritte Mahnung keinen Erfolg gebracht hat. Sie haben dann insgesamt drei Möglichkeiten, noch an Ihr Geld zu kommen:
1. Das Inkasso-Unternehmen
Fruchtet keine Mahnung, bleibt kaum mehr als der Gang zum Inkasso-Büro.
Die Kosten für das Inkasso-Unternehmen tragen zum Großteil die Schuldner, doch auch Sie als Händler zahlen ebenfalls.
Zwar sind Sie das mühselige Eintreiben der Forderung dann losgeworden, allerdings kann ein vorzeitiges Einschalten eines Inkasso-Unternehmens ein schlechtes Licht auf Ihren Betrieb werfen.
2. Das gerichtliche Mahnverfahren
Das gerichtliche Mahnverfahren leiten Sie nach Ablauf aller Fristen ein.
Dafür müssen Sie beim Amtsgericht an Ihrem Wohn- oder Geschäftssitz einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
Der Schuldner hat nach dessen Zustellung 14 Tage Zeit zu widersprechen.
Tut er dies nicht, können Sie als Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid in die Wege leiten. Zahlt der Schuldner selbst dann nicht, erwartet ihn eine Zwangsvollstreckung mit Besuch vom Gerichtsvollzieher.
3. Das Factoring
Viele kleine Unternehmen greifen von vornherein auf Factoring Unternehmen zurück.
In diesem Fall wird die offene Rechnung verkauft und der Factoring Konzern kümmert sich um das Eintreiben der Zahlung und etwaige Mahnungen & Co.
Sie als Unternehmer zahlen eine prozentuale Gebühr zur Rechnung, müssen sich dafür aber um nichts mehr kümmern.
Vor Forderungsausfällen ist niemand geschützt!
Achten Sie besonders auf die Bonität Ihrer Kunden und seien Sie selbst bei Stammkunden wachsam!
Wechselnde Ansprechpartner, eigenmächtige Verlängerungen von Zahlungszielen oder Blitzaufträge sind oft erste Anzeichen für Krisensituationen, in denen Sie Ihrem Geld hinterherlaufen müssen.
Kommt es zu einem Forderungsausfall, vergleichen Sie die Kosten für Inkasso-Unternehmen, das gerichtliche Mahnverfahren und Factoring-Konzerne, um die für Sie besten Konditionen herauszufinden. Um sich mit dem Mahnwesen in Zukunft nicht mehr beschäftigen zu müssen, empfiehlt sich von vornherein ein Blick aufs Factoring.
