Die Einkaufspreise und Konditionen spielen bei der Warenbeschaffung im Einzelhandel eine große Rolle, denn diese haben direkten Einfluss auf Ihren Gewinn. Um diesen möglichst hochzuhalten, sollten Sie Ihre Einkaufspreise stets optimieren. Auch bei der Existenzgründung, sollten Sie sich früh genug Gedanken machen, wo Sie ihre Waren kostengünstig beziehen können. Wie das gelingt, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Step für Step die Warenbeschaffung meistern

Die Warenbeschaffung ist eine wichtige Aufgabe im Einzelhandel. Ziel ist es, dass alle benötigten Ressourcen in der benötigten Quantität und Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Haben Sie bei der Warenbeschaffung alles berücksichtigt? 

Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, die alle Schritte der Warenbeschaffung berücksichtig. Ergänzen Sie gerne Ihre Feinheiten in der Checkliste und meistern Sie Ihre Warenbeschaffung ohne Probleme!

ShopDirect Checkliste Warenbeschaffung

Die Checkliste für Ihre Warenbeschaffung.

Um Ihre Warenbeschaffung zu vereinfachen, hat sich ShopDirect gedanken gemacht und eine Checkliste mit allen Wichtigen Schritten erstellt. Welche Fragen sollten Sie sich hierbei stellen? 

Mit allen Fragen meistern Sie Ihre Warenbeschaffung im Handumdrehen!

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • ✓ in 8 Schritten zur Warenbeschaffung
  • ✓ nützliche Tipps und Tricks
  • ✓ Alltagshelfer

Verpassen Sie Ihre Chance nicht, die Checkliste zur Warenbeschaffung herunterzuladen! Meistern Sie Ihren Prozess im Handumdrehen! 

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Step 1: Bedarfsermittlung
Am Anfang jeder Warenbeschaffung steht die Bedarfsermittlung. Sie schafft Überblick über Güter und Leistungen die im Unternehmen benötigt werden. Dabei wird der Materialbestand mit den Verkaufsaufträgen und den Bestellungen abgeglichen. Sie können bei dem Prozess drei Bedarfsarten unterscheiden: Primärbedarf, Sekundärbedarf und Tertiärbedarf.

Step 2: Bestandskontrolle
Die Bestandskontrolle ist ein wichtiger Teil Ihrer Bestandermittlung und Grundlage für Ihre Bestellung. Sie sollten hier den Sollwert und Istwert von Ihren Beständen im Unternehmen vergleichen. Zum Beispiel mit Hilfe von Artikelstammdaten, Produktnummern oder Preislisten. Aus dem Vergleich können Sie Erkenntnisse wie den aktuellen Lagerbestand,  Mindestbestand oder Durchschnittsverbrauche ermitteln.

Step 3: Budgetfreigabe
Nach der Klärung des Bedarfs, gilt es, das Budget zu klären. Dies ist grundsätzlich Aufgabe der Materialwirtschaft in kleine Betrieben der Chef selbst, die Buchhaltung bzw. der Steuerberater. 

Step 4: Lieferantenauswahl
Ist das Budget freigegeben, müssten Sie sich im nächsten Schritt um einen Lieferanten kümmern und einen geeigneten auszuwählen. Beachten Sie, dass die Qualität der Produkte abhängig hiervon ist.

Step 5: Bestellung
Nun ist die Bestellung an der Reihe.

Step 6: Bestellüberwachung
Des es teilweise auch vorkommen kann, dass der Lieferant seine Fristen nicht einhält oder falsche Produkte liefert, ist einer Überwachung Ihrer Bestellung sehr wichtig. Deshalb ist es wichtig die Bestellhistorie zu dokumentieren. 

Step 7:  Wareneingang
Der Wareneingang umfasst mehr als nur die physische Annahme der Bestellung. Hierzu zählt zudem, die Dokumentation des Erhalts und die Erfassung vom Wareneingangs Wert und Menge. In der Regel erfolgen dies mithilfe der Lieferscheine oder Wareneingangsrechnungen.

➤➤ Letzter Step: Zahlungsabwicklung

Ist die Waren angekommen müssen Sie die Rechung überprüfen. Diese sollte sowohl mit der Bestellung als auch dem Lieferschein übereinstimmen. 

Tipp 1: Beziehen Sie Produkte über den Hersteller

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# Tipp 1
 
  • Wenn Sie beim Wareneinkauf darauf achten, die Produkte direkt vom Hersteller zu beziehen, können Sie sparen.

  • In diesem Fall entfällt nämlich der Gewinnaufschlag für den Zwischenhändler.

  • Außerdem können Sie häufig mit dem Hersteller verhandeln und so noch günstigere Konditionen erreichen.

Tipp 2: Sehen Sie sich nach Konkursware um

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# Tipp 2
 
  • Bei der Warenbeschaffung Einzelhandel können Sie Einkaufspreise auch minimieren, wenn Sie Konkurswaren kaufen.

  • Darunter versteht man Artikel, die zu einem günstigen Preis veräußert werden, weil das Unternehmen Konkurs anmelden musste.

  • Diese Produkte sind qualitativ nicht minderwertiger als gleiche Produkte von anderen Firmen oder Herstellern.

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Tipp 3: Nutzen Sie den Großhandel und Restposten

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# Tipp 3
 
  • Bei der Warenbeschaffung über Großhändler werden meist Restposten zusammengefasst, die in Kürze aus dem Bestand oder der Produktion genommen werden.

  • Diese Artikel sind in der Regel besonders preiswert für den Wareneinkauf erhältlich.

  • Eine gute Alternative sind auch Großhandelsmarktplätze im Internet, die für gewerbliche Nutzer gedacht sind. Diese bieten Lieferanten und Einkäufern eine gemeinsame Plattform.

  • Der direkte Kontakt zu Anbietern ist häufig möglich und auch die Preise sind meist Verhandlungssache.

Tipp 4: Vergleichen Sie Preise und Konditionen

 

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# Tipp 4
 
  • Kaufpreis
  • Kaufnebenkosten
  • besondere Boni
  • ggf. Werbematerial
  • Verhältnis
  • Regelmäßigkeit der Neuigkeiten über neue Produkte / Trends

Tipp 5: Verhandeln Sie Preise und Konditionen richtig

Verhandlungen im Bereich der Warenbeschaffung sind in der Regel das Schwerste für einen Einzelhändler. Als Anlass für Verhandlungen können aktuelle Anlässe dienen – beispielsweise neue Lieferanten am Markt oder Veränderungen in der Produktion. Ein guter Grund für Preisnachlässe ist auch, wenn Sie als treuer Kunde viele Waren abnehmen und das auch in Zukunft tun wollen. Überlegen Sie sich vor den Verhandlungen für den Wareneinkauf folgende Dinge:

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# Tipp 5
 
  • Was möchten Sie erreichen?
  • Mit welchen Preisen wären Sie auch zufrieden?
  • Welche Umstände führen dazu, dass Sie die Zusammenarbeit beenden möchten?

Übernehmen Sie die Führung beim Gespräch, um möglichst souverän aufzutreten und stellen Sie gezielte Fragen nach dem Preis und den Konditionen. Achten Sie aber auf einen offenen und freundlichen Umgangston, denn auch eine gute Beziehung zum Lieferanten ist sehr wichtig.

Tipp 6: Handeln Sie Zahlungsziele aus und nutzen Sie Skonto

Einen großen Vorteil in Sachen Liquidität erhalten Sie, wenn Sie beim Wareneinkauf Zahlungsziele aushandeln können. Auf diese Art ist es möglich, die Rechnung zum Teil schon aus Umsatzerlösen zu zahlen. Zusätzlich fallen in der Regel keine Kreditzinsen für die Warenbeschaffung an.

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# Tipp 6
 
  • Beim Skonto handelt es sich um einen Preisnachlass, der Ihnen immer dann gewährt wird, wenn Sie die Rechnung innerhalb von einer bestimmten Anzahl an Tagen oder Wochen begleichen.

  • Regulär ist der Zeitraum für die Zahlungsfrist allerdings recht kurzgehalten.

  • Den genauen Zeitraum vereinbaren Sie mit dem Lieferanten.

  • Zwischen 2 % bis maximal 5 % liegt der Skonto.

Fazit: Wenn Sie wissen wie, können Sie beim Wareneinkauf richtig sparen

Eine alte Kaufmannsweisheit besagt: „Im Einkauf liegt der Gewinn.“ Auch heute hat sie ihre Gültigkeit noch nicht verloren. Setzen Sie unsere Tipps, wie beispielsweise den Warenbezug direkt über den Hersteller oder das Nutzen von Konkursware, um, können Sie Ihre Gewinnspanne deutlich erhöhen. Damit das auch langfristig so bleibt, sollten Sie regelmäßig Preise, Konditionen und Lieferanten vergleichen und ggf. Nachverhandlungen führen.

LADENBAU-PROFI MARTIN BAUR – HEAD OF SALES & OPERATIONS

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FAQ

Häufige Fragen 


Alle Fragen zum Thema Warenbeschaffung im Einzelhandel.

Die Warenbeschaffung ist eine wichtige Aufgabe im Einzelhandel. Ziel ist es, dass alle benötigten Ressourcen in der benötigten Menge und Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Haben Sie bei der Warenbeschaffung alles berücksichtigt? Checken Sie alle Punkte über unsere Checkliste.

  • Bedarfsermittlung
  • Bestandskontrolle
  • Budgetfreigabe
  • Lieferantenauswahl
  • Bestellung
  • Bestellüberwachung
  • Wareneingang
  • Zahlungsabwicklung

Die Beschaffung ist in der Betreibswirtschaft, die Zusammenfassung aller Tätigkeiten, die mit der Versorgung eines Unternehmen in Verbindung stehen. Darunter zählt: Material, Produkte, Dienstleistungen, Betriebsmittel.

Beziehen Sie die Produkte direkt vom Hersteller. So entfällt der Gewinnzuschlaf für den Zwischenhändler.
Das A und O bei der Warenbeschaffung im Einzelhandel ist, das regelmäßige vergleichen von Preisen. Behalten Sie diese im Auge und verhandeln Sie ggf. nach.